原始凭证真伪辨
原始凭证是记账凭证的“身份证”，它的真实性直接决定了账目是否经得起推敲。小规模企业因为业务量不大，财务人员往往身兼数职，容易忽略原始凭证的审核。但事实上，很多税务风险都藏在“假发票”“不合规收据”里。我记得2021年给一家设计公司做审计时，发现他们有3张“办公用品”发票，金额合计2.8万元，但发票上的开票单位是一家建材公司——明显和办公用品不沾边。后来一查，果然是老板为了“冲成本”买的虚开发票，最后不仅补了税，还被罚了1.4万元。所以，审核原始凭证的第一步，就是**“看来源、验真伪”**。
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怎么辨别原始凭证的真伪？首先，发票是最常见的原始凭证，要重点查“三码一致”：发票代码、发票号码、机器编号是否与实际开具的一致，现在电子发票普及了，还要通过“全国增值税发票查验平台”扫描二维码或输入代码查验，确保发票是税务局系统生成的真实发票。其次，收据也要分情况：如果是行政事业性收费收据（比如学费、水电费），必须有财政部门监制章；如果是企业内部收据，必须注明“此收据仅用于内部核算，不作为税务扣除凭证”，否则不能作为入账依据。去年有个客户，用了一张没有财政监制章的“培训费收据”入账，结果税务稽查时直接被认定为“不合规凭证”，成本不能税前扣除，白白多缴了企业所得税。
除了发票和收据，合同、验收单、付款凭证等也是重要的原始凭证。小规模企业经常遇到“先付款后开发票”的情况，这时候一定要保留好付款记录（比如银行转账凭证、微信/支付宝支付截图），和发票一起作为附件。我见过有个小规模建筑公司，给甲方做了工程，甲方一直拖着不开票，公司自己先垫付了材料款，结果因为没有发票，这笔支出只能挂在“应收账款”里，不仅成本无法核算，还占用了资金。所以，**原始凭证的“链条完整性”比单张凭证更重要**，每一笔业务都要有“合同→执行→验收→付款→开票”的完整证据链，缺一不可。
最后，还要注意原始凭证的“时效性”。比如发票的开具日期，不能超过业务发生的时间太久（一般建议在业务发生后3个月内），更不能“跨年补票”。有个客户2022年12月买了一台打印机，2023年3月才让开票，结果2022年的账目没有这笔支出，2023年又重复列支，导致成本虚增，年报数据对不上，后来调整了账目才解决了问题。所以，**原始凭证必须和业务实际发生时间匹配**，这是审核时最容易忽略，却最容易出问题的一点。
##科目运用精准性
会计科目是财务的“语言”，用对了科目，账目才能清晰反映企业的经营状况；用错了科目，就像“张冠李戴”，不仅老板看不懂账，税务部门也会怀疑数据的真实性。小规模企业因为财务人员专业能力有限，经常出现科目混用的情况，比如把“管理费用”和“销售费用”混淆，把“主营业务成本”和“其他业务成本”混为一谈。我2019年刚接手一个客户时，发现他们把老板自己的“家庭旅游费”记成了“业务招待费”，金额高达5万元，后来税务检查时直接被调增应纳税所得额，补税1.25万元还罚款了。
审核科目运用是否准确，首先要明确每个科目的“核算范围”。比如“主营业务收入”，必须是企业经常性的、主要经营活动产生的收入，小规模零售店卖商品的收入、餐饮店卖餐食的收入，都应该记在这个科目下；而“其他业务收入”则是偶发的、非主要经营活动产生的收入，比如出租闲置设备收入、出售废旧材料收入。很多小规模企业为了“少缴税”，把主营业务收入记成“其他业务收入”，或者干脆不记收入，这是绝对不行的——金税四期能通过银行流水、发票数据比对，轻松发现收入漏报的情况。
成本费用类科目更要仔细审核。比如“销售费用”，核算的是销售商品、提供劳务过程中发生的费用，比如销售人员工资、广告费、运输费；“管理费用”则是行政管理部门发生的费用，比如办公室人员工资、办公费、水电费。我见过一个服装店老板，把店铺租金记成了“管理费用”，其实店铺租金属于“销售费用”，因为店铺是直接用于销售的场所。还有“财务费用”，只能核算利息支出、手续费等，不能把老板个人的信用卡还款记进来，那是“其他应收款”，和公司无关。
特殊业务的科目运用更要谨慎。小规模企业经常遇到“免税收入”，比如月销售额10万元以下（季度30万元以下）的增值税免税收入，这时候要在“应交税费—应交增值税”科目下设置“销项税额抵减”明细，而不是直接冲减收入。还有“差额征税”业务，比如小规模企业提供劳务派遣服务，可以选择差额征税，以全部收入减去支付给劳务派遣员工工资后的余额为销售额，这时候要设置“应交税费—应交增值税（差额征税）”明细，不能直接按收入全额记账。去年有个劳务派遣公司客户，因为没搞懂差额征税的科目处理，多缴了3000多元增值税，后来我们帮他们调整了账目才退回来。
最后，科目运用的“一致性”也很重要。同一个业务类型，不同时期要用同一个科目核算，不能今年记“销售费用”，明年记“管理费用”。比如公司的“快递费”，只要是销售部门用的，就一直记“销售费用”，不能因为财务人员换了就随意调整科目。科目的一致性，既能让老板通过账目看清楚哪些钱花在了哪里，也能让税务部门相信账目的真实性。
##金额计算合规性
金额是记账凭证的“核心数据”，计算错误可能导致税负失真、资金流失。小规模企业因为业务简单，财务人员往往用“估算”的方式记账，比如“大概花了3000元买材料”“大概卖了5000元的货”，这种做法在税务监管下是“致命伤”。金税四期能通过发票金额、银行流水、申报数据的比对，发现“账实不符”的情况。我2020年遇到一个客户，他们卖了一批货，发票金额是2万元，但银行流水显示收到了2.5万元，多出来的5000元没入账，结果税务稽查时被认定为“隐匿收入”，补税12500元，还罚款了。
审核金额计算，首先要核对“凭证金额与原始凭证金额是否一致”。比如发票上写着“价税合计11300元”，记账凭证就不能记成“10000元+1300元”（虽然结果一样，但科目错了，应该是“主营业务收入10000元，应交税费—应交增值税300元”），更不能因为“方便”就记成“11000元”。还有银行付款凭证，比如转账支票上写着“支付货款8000元”，记账凭证就要和这个金额一致，不能多记或少记。我见过一个客户，银行付款凭证上明明是“5000元”，他们却记成了“8000元”，多记的3000元被经办人“拿走”了，后来银行对账时才发现，但已经造成了资金损失。
其次，要审核“税费计算是否正确”。小规模企业的增值税征收率一般是1%（2023年优惠）或3%，计算公式是“销售额×征收率”，不能抵扣进项税。很多小规模企业容易犯的错误是“把含税销售额当成不含税销售额计算税额”，比如卖了一批货，价税合计10300元，正确的计算方式是“10300÷（1+1%）=10200元（销售额），10200×1%=102元（应交增值税）”，但有些财务人员直接按10300×1%=103元计算，多缴了1元。别小看这1元，如果全年有很多笔这样的业务，累计起来就是一笔不小的损失。还有“免税销售额”的计算，月销售额不超过10万元（季度不超过30万元）的部分免征增值税，但超过的部分要全额征税，不能只对超过的部分征税。比如一个季度卖了35万元，其中30万元免税，5万元要按1%征税，即5000元，不能只对5万元征税。
成本费用的金额计算也要合规。比如“原材料采购成本”，不仅要包括买价，还要包括运输费、装卸费、保险费等合理费用，但不能把“业务招待费”“差旅费”算进来。我见过一个食品加工厂老板，把去外地采购材料的“机票钱”记成了“原材料成本”，其实机票属于“差旅费”，应该记入“管理费用”或“销售费用”（根据采购用途），多计的成本不仅不能税前扣除，还可能被税务部门认定为“虚增成本”。还有“折旧费用”，固定资产的折旧年限和残值率要符合税法规定，比如房屋建筑物的折旧年限最低是20年，残值率一般是5%，不能随意缩短折旧年限或提高残值率，否则多计的折旧费用不能税前扣除。
最后，要审核“金额勾稽关系是否正确”。记账凭证的金额必须和原始凭证、明细账、总账勾稽一致。比如“银行存款”科目的借方金额，必须和银行收款凭证的金额一致；“库存商品”科目的贷方金额，必须和销售出库单的成本金额一致。我见过一个客户，因为记账凭证和银行收款凭证金额不一致，导致银行存款日记账余额和实际对不上，后来花了整整三天时间一笔一笔核对，才发现是财务人员手误多记了一个“0”。所以，**金额审核不是“简单加总”，而是要层层核对，确保“账证、账账、账实”相符**。
##附件资料完整性
附件是记账凭证的“证据支撑”，没有附件的记账凭证，就像“无源之水、无本之木”，在税务检查面前不堪一击。小规模企业因为业务简单，经常出现“有凭证没附件”或“附件不全”的情况，比如只有发票没有合同，只有付款凭证没有验收单。我2018年给一家装修公司做审计时，发现他们有一笔“装修费”支出5万元，只有发票，没有装修合同、验收单、付款记录，后来老板承认是“找票冲成本”，这笔支出直接被认定为“不合规凭证”，不能税前扣除，补税1.25万元还罚款了。
审核附件完整性，首先要明确“哪些业务必须有附件”。根据《会计基础工作规范》，每一张记账凭证都必须附有原始凭证，但结账、更正错账等除外。具体来说：采购业务要有发票、采购合同、验收单、付款凭证；销售业务要有发票、销售合同、出库单、收款凭证；费用支出要有发票、费用审批单、付款凭证（如果是现金支出，要有收款收据）。比如“办公用品采购”，除了发票，还要有“办公用品采购清单”（列明品名、数量、单价）、“验收单”（证明办公用品收到了）、“付款凭证”（证明钱付了），这三样缺一不可。我见过一个客户，买了一批办公用品，只拿了发票就来报销，财务人员直接付了款，结果后来发现发票是重复报销的，因为采购清单和验收单都没留，无法核实业务真实性，造成了资金损失。
其次，要审核“附件内容是否与凭证一致”。比如记账凭证上写着“支付A公司材料款10000元”，附件中的发票必须是A公司开具的，金额是10000元，合同中约定的付款金额也必须是10000元，银行付款凭证的金额也必须是10000元，不能出现“发票金额是10000元，合同金额是8000元”的情况。我2021年遇到一个客户，他们向B公司支付了一笔“服务费”20000元，发票是B公司开的，但合同却是和C公司签的，后来一查，是B公司和C公司“串通开票”，实际服务是C公司提供的，但发票由B公司开具，这笔支出因为“合同与发票不一致”，被税务部门认定为“不合规凭证”，不能税前扣除。
还要注意“附件的规范性”。比如发票上的“开票日期”不能晚于记账凭证的日期（即“先有业务，后有凭证”），发票上的“购买方名称、纳税人识别号、地址电话、开户行及账号”必须和公司信息一致，不能有错别字。银行付款凭证上要注明“用途”，比如“支付A公司材料款”，不能只写“货款”或“服务费”，用途要和业务实质一致。我见过一个客户，银行付款凭证上只写了“货款”，但实际是“业务招待费”，税务稽查时认为“用途不明确”，要求补充提供合同和验收单，结果因为无法提供，被认定为“不合规支出”。
最后，要审核“附件的保管是否合规”。小规模企业因为财务人员少，经常把附件随手放在文件夹里，没有按月整理装订。其实，附件应该和记账凭证一起装订成册，每月一本，封面注明“凭证种类、起止号码、月份、财务负责人、装订人”等信息，还要归档保存，保存期限至少15年（根据《会计档案管理办法》）。我见过一个客户，因为没把附件装订起来，后来税务检查时找不到某笔业务的附件，只能“承认错误”，补税罚款。所以，**附件不是“可有可无”的废纸，而是企业财务安全的“护身符”**，必须规范保管。
##审批流程规范性
审批流程是财务内控的“防火墙”，规范的审批流程能有效防止“虚假报销”“资金挪用”等问题。小规模企业因为规模小，老板往往“一言堂”，觉得“没必要搞审批”，结果经常出现“员工拿假发票报销”“老板个人消费在公司报”等问题。我2017年遇到一个客户，他们的销售经理拿一张“虚假的差旅费发票”报销了3000元，因为没有审批流程，财务人员直接付了款，后来才发现是假发票，钱追不回来，只能由财务人员自己承担损失。所以，**审核凭证时，审批流程的规范性是“必查项”**，不能省略。
审核审批流程，首先要明确“哪些业务需要审批”。一般来说，大额资金支出（比如超过5000元）、重要费用支出（比如业务招待费、差旅费）、资产购置（比如购买电脑、设备）等，都需要经过审批。具体审批权限可以根据企业规模设定，比如“5000元以下由部门经理审批，5000-10000元由财务负责人审批，10000元以上由老板审批”。审批流程要“分级负责”，不能“一人包办”，比如采购业务，先由采购部门提出申请，再由部门经理审核，然后由财务部门审核价格和预算，最后由老板审批，这样才能避免“采购人员吃回扣”的问题。我见过一个客户，因为采购业务没有分级审批，采购人员以“高价买低价”的方式吃回扣，公司多花了2万元材料费，后来建立了“采购审批流程”，才杜绝了这种情况。
其次，要审核“审批手续是否齐全”。审批流程不能只“签字”，还要有“审批意见”。比如“业务招待费报销”，审批单上要注明“招待对象、招待事由、招待金额”，部门经理要签字“同意报销”，财务负责人要签字“符合费用标准”，老板要签字“同意列支”。我见过一个客户，他们的审批单上只有“签字”，没有“审批意见”，后来税务检查时，无法证明这笔招待费是“业务相关的”，被认定为“不合规支出”。还有“费用报销”，报销单上要附“费用明细清单”，比如“差旅费报销单”要列明“出差日期、出差地点、出差事由、交通费、住宿费、伙食补助费”等，不能只写“差旅费5000元”，明细不清。
还要注意“审批的时效性”。报销业务应该在业务发生后及时审批，不能“攒一堆一起报”。比如差旅费应该在出差回来后一周内报销，不能等一个月后再报，时间长了容易忘记细节，也可能出现“虚假报销”的情况。我见过一个客户，员工出差回来两个月后才报销，把“上个月的住宿费”又报了一次，财务人员因为时间久了没核实，重复报销了。所以，**审批流程要“及时、高效”**，避免因时间过长导致风险。
最后，要审核“审批责任的明确性”。审批人要对审批的业务真实性负责，比如部门经理要对“本部门的费用报销”负责，财务负责人要对“费用的合规性”负责，老板要对“大额资金支出”负责。如果审批人不负责任，签了字后来发现业务是虚假的，审批人要承担相应的责任。我见过一个客户，老板因为“碍于情面”，审批了一张“虚假的招待费报销单”，结果被税务部门处罚，老板自己也承担了罚款。所以，**审批不是“走过场”，而是“责任担当”**，每个审批人都要认真审核，不能“随便签字”。
##特殊业务特殊性
小规模企业虽然业务简单，但也可能遇到一些“特殊业务”，比如免税收入、差额征税、预收账款、政府补助等，这些业务的凭证审核需要特别谨慎，因为它们的税务处理和普通业务不一样，容易出错。我2022年遇到一个客户，他们是一家小规模软件开发公司，享受“增值税免税政策”，但财务人员把“免税收入”和“应税收入”混在一起记账，没有分别核算，结果税务局要求“不得享受免税政策”，补缴了增值税1.2万元。所以，**特殊业务的凭证审核，要“区别对待”，不能“一刀切”**。
免税收入是小规模企业常见的特殊业务，比如月销售额不超过10万元（季度不超过30万元）的增值税免税收入，以及“小微企业免征增值税政策”中的免税收入。审核免税收入的凭证，首先要“确认免税条件是否符合”，比如月销售额是否超过10万元，季度销售额是否超过30万元，是否符合“小微企业”的标准（资产总额不超过5000万元，从业人数不超过300人，年度应纳税所得额不超过300万元）。其次要“分别核算应税收入和免税收入”，不能把免税收入和应税收入混在一起记账，否则不得享受免税政策。比如一个餐饮店，月销售额8万元（免税），卖了一批自己制作的食品，销售额3万元（应税），就要把“餐饮收入”记在“主营业务收入—餐饮收入（免税）”，“食品销售收入”记在“主营业务收入—食品销售（应税）”，不能混在一起。最后，免税收入的凭证要“单独保管”，比如免税发票、免税申报表等，以备税务检查。
差额征税也是小规模企业的特殊业务，比如劳务派遣、旅游服务、建筑服务等行业的小规模纳税人，可以选择差额征税。审核差额征税的凭证，首先要“确认是否符合差额征税条件”，比如劳务派遣服务是否“与用工单位签订劳务派遣协议”，旅游服务是否“与游客签订旅游合同”，建筑服务是否“与发包方签订建筑合同”。其次要“正确计算差额销售额”，比如劳务派遣服务的差额销售额是“全部收入-支付给劳务派遣员工的工资、福利和社保费用”，旅游服务的差额销售额是“全部收入-支付给接团旅游企业的费用”，不能多扣或少扣。最后要“设置明细科目核算”，比如“应交税费—应交增值税（差额征税）”，不能直接按收入全额记账。我2023年遇到一个劳务派遣公司客户，他们因为没有设置“差额征税”明细科目，多缴了2000元增值税，后来帮他们调整了账目才退回来。
预收账款是小规模企业常见的“资金占用”业务，比如零售店预收客户的“会员费”，餐饮店预收客户的“包厢费”。审核预收账款的凭证，首先要“确认收入确认时间”，预收账款属于“负债”，不能在收到钱时就确认收入，应该在“提供商品或服务后”再确认收入。比如零售店预收会员费时，应该记“预收账款”，会员来消费时，再记“主营业务收入”并冲减“预收账款”。我见过一个客户，他们收到会员费时直接记了“主营业务收入”，结果提前确认了收入，多缴了企业所得税。其次要“核对预收账款的真实性”，比如银行收款凭证上的“付款方”是否是“会员”，合同中约定的“服务内容”是否和实际提供的一致，避免“虚假预收”。
政府补助也是小规模企业的“特殊收入”，比如小微企业获得的“稳岗补贴”“创业补贴”“科技项目补贴”等。审核政府补助的凭证，首先要“确认补助的性质”，是“与资产相关的补助”还是“与收益相关的补助”。与资产相关的补助（比如购买设备的补贴）应该在“递延收益”科目核算，然后按资产的使用年限分期计入“营业外收入”；与收益相关的补助（比如稳岗补贴）应该在收到时直接计入“营业外收入”。我见过一个客户，他们收到“设备补贴”时直接记了“营业外收入”，没有通过“递延收益”分期结转，结果多缴了企业所得税。其次要“审核补助的合规性”，比如补贴文件是否是“政府部门”发的，补贴金额是否和文件一致，补贴用途是否符合文件规定，避免“骗补”行为。
## 总结：审核是“防火墙”，更是“导航仪” 小规模记账凭证审核，不是简单的“查错防弊”，而是企业财务管理的“基础工程”。通过12年的实战经验，我深刻体会到：**规范的凭证审核，既能帮助企业规避税务风险，又能让老板通过账目看清经营状况，做出正确的决策**。原始凭证的真伪辨、科目运用的精准性、金额计算的合规性、附件资料的完整性、审批流程的规范性、特殊业务的特殊性，这六大要点环环相扣，缺一不可。 未来的财税环境会越来越严格，金税四期的“数据比对”功能，会让任何凭证瑕疵都无所遁形。小规模企业想要健康发展，必须把凭证审核当成“头等大事”，不能因为“规模小”就“掉以轻心”。建议小规模企业定期对财务人员进行培训，让他们熟悉最新的税收政策和会计准则；同时利用信息化工具，比如财务软件的“凭证审核模板”“发票查验功能”，提高审核效率和准确性。 ### 加喜财税顾问见解总结 加喜财税顾问认为，小规模企业记账凭证审核的核心是“合规”与“实用”的平衡。我们结合小规模企业业务简单、人员精简的特点，设计了“三审三查”审核流程：一审原始凭证真伪，查来源与一致性；二会计科目运用，查范围与勾稽关系；三审金额与附件，查计算与完整性。同时，我们注重“审核+辅导”，不仅帮企业发现问题，更帮企业建立规范的审核制度，让凭证审核从“负担”变成“助力”，助力企业实现财税安全与经营增长的双赢。